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北京注协圆满完成2010年度业务档案管理巡查工作


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北京注协圆满完成2010年度业务档案管理巡查工作

【摘要】:
协会简报第二期发布日期:2011年01月26日点击次数:167   为促进执业机构加强业务档案管理,提高内部治理水平,北京注协于2010年6月至12月组织专家对22家会计师事务所、10家资产评估机构(以下简称“执业机构”)开展了业务档案管理巡查,并于2011年1月13日召开总结会,对巡查情况进行汇总评比。现将有关情况总结如下:   一、业务档案管理工作取得的成绩    总体来说,经过几年的培训及辅
 
协会简报第二期
发布日期:2011年01月26日 点击次数:167

    为促进执业机构加强业务档案管理,提高内部治理水平,北京注协于2010年6月至12月组织专家对22家会计师事务所、10家资产评估机构(以下简称“执业机构”)开展了业务档案管理巡查,并于2011年1月13日召开总结会,对巡查情况进行汇总评比。现将有关情况总结如下:

    一、业务档案管理工作取得的成绩
     总体来说,经过几年的培训及辅导,北京地区执业机构的业务档案管理水平显著提高,走在全国前列。2010年8月,北京注协组织信永中和等8家事务所参加中国注册会计师行业党委、中注协联合召开的档案工作创先争优交流会,就北京地区业务档案管理方面的做法和经验进行介绍,得到中注协领导的肯定,相关经验材料刊登在《中国注册会计师》2010年第10期。
    二、2010年度业务档案管理巡查工作情况
    (一)概况
    1.巡查依据
    2010年业务档案管理巡查工作的依据为《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案管理暂行办法》及《北京地区会计师事务所、资产评估机构业务档案管理考核标准》。
    2.巡查对象的选择
    根据中注协“规范提升中小事务所发展”的指导思想,2010年度巡查对象仍以中小机构为主,并涉及到了远郊区县的事务所和评估机构。
    3.巡查结果
    根据巡查结果,6家执业机构被评为优秀,19家被评为规范,6家被评为基本规范,1家被评为不规范,责令整改。日前,已将奖牌及奖金发送各有关单位。
    (二)被巡查单位业务档案管理方面的经验
    1.业务档案管理工作逐年完善
    一是思想上高度重视。随着执业机构对提高内部治理水平的高度重视,管理层对业务档案管理工作也越来越重视,业务档案管理整体水平得到普遍提高。从今年巡查情况来看,有的执业机构在看到《关于开展二○一○年度会计师事务所资产评估机构业务档案管理巡查工作的通知》后专门成立业务档案工作小组,并进行自查、互查。二是管理层积极支持。各执业机构均明确了一把手或一名副总主抓业务档案管理工作,重视各项基础建设,安排了专门的档案管理人员,购置了密集架、装订机等专业设备,能够从人员、经费、场地等方面对档案管理工作给予支持。三是工作流程日益规范。各执业机构积极创新工作方式,不断提高档案管理工作效率。如:有的执业机构在档案移交前先由质量部审核,审查底稿的完整性,并在流程表上签字,做到电子档案不移交不发放防伪标识;有的执业机构设计了“归档申请单”,并在制度中明确了归档时应检查的范围,从而保证了归档档案的完整性和规范性。
    2.完善制度、认真学习,加强业务档案工作的管理
    做好业务档案工作是做好其他业务的基础。各执业机构对业务档案培训非常支持,不仅委派档案管理员参加培训,办公室主任及业务人员也积极参加培训,并将所学知识运用到工作中,做到学以致用。今年,北京注协除了举办业务档案管理实务操作培训班之外,还把精心录制的《业务档案管理实务操作》课件放在北京注协培训网上,供学员随时学习,取得了良好的效果。各执业机构对业务档案的归档、保管、保密、借阅、销毁等都做出了具体规定,有的执业机构在制度中进一步明确了借阅的权限以及借阅审批程序等,保障了业务档案的安全性和完整性。一些执业机构在业务部门还配备一名兼职档案管理人员,并在岗位职责中明确其职责。同时,业务人员的奖金与归档的及时性、完整性、规范性挂钩,提高了业务人员的档案意识,保证业务档案归档及时、内容完整、格式规范。
    (三)巡查中发现的主要问题
    1.业务档案管理制度有待完善
    从巡查情况来看,部分执业机构的档案管理制度没有结合新准则进行及时修订,实效性不强;有的执业机构只是根据相关文件进行简单的复制,不具有可操作性;制度不健全,没有根据本所实际建立具体的交接、借阅、复制、保密等制度;归档时间也应有明确规定,事务所应在业务结束后60天内归档,评估机构应在业务结束后90天内归档,有的执业机构对于已借出长达两年而未归还的业务档案并未催交。应建立业务档案销毁制度,经过鉴定确需销毁的业务档案,必须列出档案销毁清册,报经股东会批准才能销毁,并报北京注协备案;满十年的档案不销毁也应编制销毁清册。
    2.业务人员和档案管理人员的职责应进一步明确
    在巡查的过程中发现,有的执业机构业务人员认为档案管理只是档案管理人员的职责,在交接时不认真组卷,甚至在没有整理好工作底稿顺序的情况下便将案卷交到档案室;有的业务人员不及时归档,不及时归还借阅的档案,为业务档案管理带来困难。因此,各执业机构有必要在制度中明确相关人员的权责,逐步做到“以制度管理执业机构”。
    3.业务档案管理基础性工作亟待加强
    虽然业务档案整体水平有所提高,但还有很多细节需要进一步规范。如有的执业机构归档档案中没有卷内目录,或者虽然设置了通用目录,但与工作底稿勾稽关系不强,不利于查找;备考表是空的,封皮也存在不规范之处;案卷目录中没有卷数、存放地等;以报告号代替档案号,不利于统计档案卷数。业务档案应按准则要求随时移交,有的执业机构半年或者一季度才进行移交;有的执业机构没有规范的移交记录,移交记录中没有接收人和移交人的签字。借阅记录不完整,没有及时进行电子归档和备份,电子档案不规范,格式也不统一。另外,租民房或地库存放业务档案的执业机构应注意业务档案的安全性,一旦发生意外,将给执业机构带来无法预测的损失。
    4.业务档案法律意识需进一步提高
    业务档案工作对于行业有特殊的重要意义,归档档案更应具有法律效力。有的执业机构归档档案中业务约定书上有许多空白项,报告为复印件,并且没有被审计单位的盖章,签字也不齐全,这些报告均不具有法律效力,需要引起执业机构管理层的重视。
    三、2011年工作重点
    根据2010年巡查情况,北京注协将继续于2011年选取25家事务所、10家评估机构进行业务档案管理巡查。同时,将根据新准则修订《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案管理办法》并制定《北京市会计师事务所、资产评估机构业务档案管理制度及流程范本》,为会员提供更具操作性的指导。
 
 

 


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